有时候会议通知都已经发下去了，结果临近开会的时候才发现会议室被占用；
有时候带着客户去会议室商务洽谈，结果一推门发现里面正在开其他的会议。

1、中大型公司基本都有完善的会议室预定流程

如果你需要使用会议室，首先需要通过纸质单或OA系统提交会议室预约申请，明确会议时间和参会人数等，有的还需要明确是否需要会议服务（沏茶倒水，准备投影仪、音响话筒等），然后由行政部统一调配各部门提交的会议室需求，并反馈给你是否预约成功。如果出现会议室需求冲突，一般是按照预约先后顺序和会议重要程度等来综合协调处理，调整其中一方的会议时间。

在这种机制下，因为已经提前安排好了会议室，所以基本不会出现会议室被占用的情况，如果发现被占用，应第一时间请行政部出面协调。

2、小型公司可能没有完善的会议室预定流程

小型公司一般职能部门少，机制不够完善，会议室一般是谁先来就是谁的。这种情况下，如果发现会议室被占用，别人也正在开会的话，只能说明你没提前安排好。

建议先和占用会议室的同事协商，问问他们还需要使用多久，提出你也想使用会议室的意愿。如果公司有很多会议室，建议每个会议室都去问一下。如果都一时半会腾不出来，只有调整你组织的会议时间，或者找个临时的地方先开（比如办公室拼桌子）。

所以，如果你要组织一个会议，核心就是提前安排好召开会议所需的各个要素，而会议室就是其中一个最重要的要素。